1. Pendahuluan

Balai Pelaksanaan Jalan Nasional Nusa Tenggara Barat ("BPJN NTB", "kami", atau "Pengelola") berkomitmen untuk melindungi privasi dan keamanan data pribadi pengguna sistem e-Hadir. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi informasi pribadi Anda.

Dengan menggunakan aplikasi e-Hadir (baik versi mobile maupun web admin), Anda menyetujui pengumpulan dan penggunaan informasi sesuai dengan kebijakan ini.

2. Informasi yang Kami Kumpulkan

2.1 Data Pribadi

Kami mengumpulkan informasi berikut:

• Nama lengkap pegawai/personil
• Nomor Induk Pegawai (NIP) atau identitas lainnya
• Nomor telepon
• Alamat email
• Jabatan dan unit kerja
• Data kontrak kerja (tanggal mulai, selesai, keterangan)
• Jadwal kerja (hari dan jam kerja)

2.2 Data Presensi dan Kegiatan

• Waktu dan tanggal presensi masuk dan pulang
• Foto selfie saat melakukan presensi
• Lokasi geografis (latitude, longitude) saat presensi
• Alamat lokasi presensi
• Laporan kegiatan harian
• Foto dokumentasi kegiatan
• Pengajuan izin dan lupa absen
• Data rekap kehadiran bulanan

2.3 Data Teknis

• Alamat IP perangkat
• Jenis perangkat dan sistem operasi
• Informasi browser atau aplikasi mobile
• Log aktivitas sistem
• Waktu akses dan durasi penggunaan

3. Tujuan Pengumpulan Data

Informasi yang kami kumpulkan digunakan untuk:

• Mencatat dan memverifikasi kehadiran pegawai/personil
• Mengelola jadwal kerja dan shift
• Memproses pengajuan izin, cuti, dan lupa absen
• Membuat laporan kehadiran dan produktivitas
• Memantau kinerja dan kegiatan harian
• Menghasilkan rekap bulanan untuk keperluan administratif
• Memastikan keamanan sistem dan mencegah penyalahgunaan
• Mematuhi kewajiban hukum dan peraturan yang berlaku
• Meningkatkan kualitas layanan sistem e-Hadir

4. Dasar Hukum Pemrosesan Data

Pemrosesan data pribadi Anda didasarkan pada:

• Hubungan kerja atau kontrak yang Anda miliki dengan BPJN NTB atau pihak terkait
• Kewajiban hukum untuk mengelola data kepegawaian
• Kepentingan sah BPJN NTB dalam mengelola kehadiran dan kinerja
• Peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia, termasuk:
  • UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi
  • UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
  • Peraturan kepegawaian pemerintah yang relevan

5. Penyimpanan dan Keamanan Data

5.1 Lokasi Penyimpanan

Data Anda disimpan di server yang berlokasi di Indonesia dengan standar keamanan tinggi. Kami menggunakan infrastruktur cloud yang memenuhi standar keamanan internasional.

5.2 Periode Penyimpanan

Data pribadi dan presensi Anda akan disimpan selama:

• Minimal 5 (lima) tahun sejak berakhirnya hubungan kerja, sesuai ketentuan arsip pemerintah
• Lebih lama jika diperlukan untuk tujuan hukum, audit, atau investigasi
• Sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

5.3 Langkah Keamanan

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasional untuk melindungi data Anda:

• Enkripsi data saat transmisi (HTTPS/SSL)
• Enkripsi data sensitif di database
• Sistem autentikasi dengan username dan password yang terenkripsi
• Kontrol akses berbasis peran (role-based access control)
• Pencatatan log aktivitas untuk audit trail
• Backup data secara berkala
• Firewall dan sistem deteksi intrusi
• Pembatasan akses fisik ke server

6. Pembagian Data dengan Pihak Ketiga

6.1 Pihak yang Dapat Mengakses Data

Data Anda dapat diakses oleh:

• Administrator sistem e-Hadir BPJN NTB
• Atasan langsung dan supervisor yang berwenang
• Tim HR/Kepegawaian untuk keperluan administrasi
• Auditor internal atau eksternal yang sah
• Pihak penyedia layanan IT untuk pemeliharaan sistem (dengan perjanjian kerahasiaan)

6.2 Pembagian kepada Pihak Ketiga Eksternal

Kami TIDAK akan membagikan data pribadi Anda kepada pihak ketiga eksternal kecuali:

• Anda memberikan persetujuan eksplisit
• Diwajibkan oleh hukum atau perintah pengadilan
• Untuk melindungi hak, keamanan, atau properti BPJN NTB
• Dalam situasi darurat yang mengancam keselamatan

7. Hak Pengguna

Sesuai UU Perlindungan Data Pribadi, Anda memiliki hak untuk:

• Akses: Meminta salinan data pribadi yang kami simpan tentang Anda
• Perbaikan: Meminta perbaikan data yang tidak akurat atau tidak lengkap
• Penghapusan: Meminta penghapusan data dalam kondisi tertentu (dengan mempertimbangkan kewajiban hukum)
• Pembatasan: Meminta pembatasan pemrosesan data Anda
• Portabilitas: Meminta data Anda dalam format yang dapat dibaca mesin
• Penarikan Persetujuan: Menarik persetujuan kapan saja (jika pemrosesan berdasarkan persetujuan)
• Keberatan: Mengajukan keberatan terhadap pemrosesan data Anda

Untuk menggunakan hak-hak ini, silakan hubungi tim HR atau administrator sistem.

8. Cookie dan Teknologi Pelacakan

Sistem e-Hadir menggunakan teknologi berikut:

• Session Storage: Untuk menyimpan sesi login Anda sementara
• Local Storage: Untuk menyimpan preferensi pengguna di aplikasi mobile
• Log Files: Untuk mencatat aktivitas sistem dan troubleshooting

Kami TIDAK menggunakan cookie pihak ketiga untuk tracking atau iklan.

9. Data Lokasi dan Foto

9.1 Penggunaan GPS/Lokasi

Aplikasi mobile e-Hadir memerlukan akses lokasi untuk:

• Memverifikasi kehadiran Anda di lokasi kerja yang ditentukan
• Mencatat lokasi presensi masuk dan pulang
• Mencatat lokasi kegiatan lapangan

Data lokasi hanya diambil saat Anda melakukan presensi atau melapor kegiatan, TIDAK dilakukan pelacakan lokasi secara real-time atau kontinyu.

9.2 Penggunaan Kamera/Foto

Aplikasi memerlukan akses kamera untuk:

• Mengambil foto selfie saat presensi untuk verifikasi identitas
• Mengambil foto dokumentasi kegiatan

Foto disimpan di server kami dan dapat diakses oleh administrator dan atasan yang berwenang untuk keperluan verifikasi dan pelaporan.

10. Keamanan Akun

Anda bertanggung jawab untuk:

• Menjaga kerahasiaan username dan password Anda
• Tidak membagikan kredensial login kepada orang lain
• Segera melaporkan jika akun Anda dicurigai diakses tanpa izin
• Logout dari sistem setelah selesai menggunakan, terutama di perangkat bersama
• Menggunakan password yang kuat dan mengubahnya secara berkala

11. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan praktik kami atau untuk alasan hukum dan operasional lainnya. Perubahan akan ditampilkan di halaman ini dengan tanggal "Terakhir Diperbarui" yang baru. Kami mendorong Anda untuk meninjau kebijakan ini secara berkala.

12. Kontak Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang Kebijakan Privasi ini atau cara kami menangani data Anda, silakan hubungi:

13. Pengaduan

Jika Anda tidak puas dengan cara kami menangani data pribadi Anda, Anda memiliki hak untuk mengajukan pengaduan kepada otoritas perlindungan data yang berwenang atau melalui mekanisme pengaduan internal BPJN NTB.