e-Hadir

Akses Panel Admin

1. Buka browser (Chrome, Firefox, Edge, Safari)
2. Ketik alamat: https://admin.e-hadir.com
3. Masukkan Username admin Anda
4. Masukkan Password (hubungi IT jika lupa)
5. Klik tombol "Login"

Jenis Role Admin

Sistem e-Hadir memiliki 3 jenis role dengan hak akses berbeda:

• Admin (Super Admin): Akses penuh ke semua fitur, mengelola semua unit, personil, kontrak, approval, laporan, dan data master
• PPK (Pejabat Pembuat Komitmen): Akses terbatas untuk approval izin dan presensi di unit yang ditugaskan, melihat laporan unit
• Satker (Satuan Kerja/Pimpinan): Akses read-only untuk monitoring dan laporan di unit tertentu saja, tidak bisa edit data

Mengenal Dashboard Admin

Setelah login, dashboard utama menampilkan:

• Ringkasan Statistik: Total personil aktif, hadir hari ini, izin, terlambat, alpa
• Grafik Kehadiran: Visualisasi tren presensi dalam 7 atau 30 hari terakhir
• Notifikasi Pending: Jumlah pengajuan izin, lupa absen, dan kegiatan yang menunggu approval
• Menu Navigasi: Sidebar kiri berisi menu Personil, Kontrak, Presensi, Izin, Kegiatan, Laporan, Data Master
• Quick Actions: Tombol cepat untuk fungsi yang sering digunakan

Menambah Personil Baru

1. Di menu sidebar, klik "Personil"
2. Klik tombol "+ Tambah Personil" (pojok kanan atas)
3. Isi form data personil:
   • NIPP: Nomor Induk Pegawai (wajib, unik)
   • Nama Lengkap: Sesuai dokumen resmi
   • NIK: Nomor Induk Kependudukan (KTP)
   • Unit Kerja: Pilih dari dropdown
   • Jabatan: Pilih dari dropdown
   • Email: Email aktif untuk notifikasi
   • No. HP: Nomor WhatsApp aktif
   • Alamat: Alamat lengkap
   • Status: Aktif/Non-Aktif
4. Upload Foto Profil (opsional, format JPG/PNG, max 2MB)
5. Klik "Simpan"

Mengedit Data Personil

1. Di halaman Personil, cari personil yang ingin diedit (gunakan search atau filter)
2. Klik icon Edit (pensil) pada row personil
3. Ubah data yang perlu diperbaiki
4. Klik "Update" untuk menyimpan perubahan

Menghapus Personil

1. Klik icon Delete (tempat sampah) pada row personil
2. Konfirmasi penghapusan dengan klik "Ya, Hapus"

Reset Password Personil

1. Klik icon Reset Password (kunci) pada row personil
2. Konfirmasi reset
3. Password akan direset ke default: ehadir123
4. Informasikan ke personil untuk segera login dan ganti password

Membuat Kontrak Baru

1. Di menu sidebar, klik "Kontrak"
2. Klik tombol "+ Tambah Kontrak"
3. Isi form data kontrak:
   • Nama Kontrak/Paket: Nama proyek atau kegiatan
   • Nomor Kontrak: Nomor kontrak resmi
   • Perusahaan: Pilih dari dropdown (atau tambah baru di Data Master)
   • PPK: Pilih PPK yang bertanggung jawab
   • Unit Kerja: Pilih unit yang menangani
   • Tanggal Mulai: Tanggal awal kontrak
   • Tanggal Selesai: Tanggal akhir kontrak
   • Nilai Kontrak: Nominal kontrak (opsional)
4. Klik "Simpan"

Menambah Personil ke Kontrak

1. Setelah kontrak dibuat, buka detail kontrak
2. Di tab "Personil", klik "+ Tambah Personil"
3. Pilih personil dari list (bisa multiple select)
4. Tentukan Jabatan di Kontrak (Site Manager, Supervisor, Teknisi, dll)
5. Klik "Tambahkan"

Mengatur Personil dengan Mode Jam Kerja Bebas

Mode ini digunakan untuk personil yang tetap harus presensi masuk dan pulang, tetapi tidak diaudit ketat terhadap jadwal normal kontrak. Cocok untuk personil lapangan, mobilisasi, atau penugasan dengan jam yang lebih fleksibel.

1. Buka menu Kontrak lalu pilih kontrak yang ingin diubah
2. Klik Edit Kontrak
3. Masuk ke step "Personil Kontrak"
4. Tambahkan personil baru atau cari personil yang sudah terdaftar di kontrak
5. Pada kartu personil, cari bagian "Mode Jam Kerja"
6. Centang opsi "Jam bebas"
7. Lengkapi data lain seperti jabatan, periode penugasan, dan keterangan bila diperlukan
8. Klik "Simpan Perubahan"
9. Setelah tersimpan, buka detail kontrak untuk memastikan personil tersebut memiliki badge "Jam Bebas"

Mengatur Lokasi Kerja dengan GPS

1. Di detail kontrak, buka tab "Lokasi"
2. Klik "+ Tambah Lokasi"
3. Isi data lokasi:
   • Nama Lokasi: Misal "Kantor Proyek", "Site A", "Gudang Material"
   • Alamat: Alamat lengkap
4. Untuk mendapatkan koordinat GPS yang akurat:
   1. Buka maps.google.com di tab baru
   2. Cari lokasi kerja atau klik pada peta di titik yang tepat
   3. Klik kanan pada marker/pin → pilih "What's here?"
   4. Koordinat akan muncul di bawah (format: -8.583333, 116.116667)
   5. Copy angka pertama ke field Latitude
   6. Copy angka kedua ke field Longitude
5. Tentukan Radius dalam meter (default: 100 meter)
6. Klik "Simpan"

Generate Rute Jalan di Lokasi Kontrak

Gunakan fitur ini jika lokasi kerja berada di sepanjang jalur tertentu, misalnya patroli jalan, inspeksi ruas, atau pekerjaan lapangan yang mengikuti lintasan jalan. Sistem akan membuat banyak titik lokasi otomatis mengikuti rute jalan yang dipilih.

1. Buka menu Kontrak, lalu pilih kontrak yang ingin diatur
2. Klik Edit Kontrak kemudian masuk ke step "Lokasi Kontrak"
3. Klik tombol "Generate Rute Jalan"
4. Isi Nama Rute agar hasil titik mudah dikenali di daftar lokasi
5. Atur Radius per Titik dan Interval Titik sesuai kebutuhan lapangan
6. Tambahkan minimal 2 titik waypoint di peta dengan cara:
   • Klik peta untuk menambah titik
   • Drag marker untuk menggeser posisi titik
   • Klik tombol hapus atau hapus semua titik jika ingin mengulang
7. Setelah titik awal dan akhir sudah benar, klik "Generate Jalur dari X Titik"
8. Sistem akan menampilkan beberapa alternatif rute jalan di peta
9. Klik garis rute atau pilih kartu Rute 1, Rute 2, dst. untuk menentukan jalur yang paling sesuai
10. Periksa informasi jarak total dan estimasi jumlah lokasi yang akan dibuat
11. Jika sudah sesuai, klik "Generate X Lokasi" untuk membuat titik-titik lokasi otomatis
12. Klik "Simpan Perubahan" agar semua lokasi hasil generate tersimpan ke kontrak

Mengatur Jam Kerja & Toleransi

1. Di detail kontrak, buka tab "Jam Kerja"
2. Klik "+ Tambah Jadwal"
3. Atur konfigurasi:
   • Hari Kerja: Senin - Jumat, Senin - Sabtu, atau custom pilih hari tertentu
   • Jam Masuk: Misal 08:00
   • Jam Pulang: Misal 16:00
   • Toleransi Terlambat Masuk: Misal 15 menit (absen 08:15 masih dianggap tepat waktu)
   • Toleransi Pulang Cepat: Misal 10 menit (pulang 15:50 masih OK)
   • Timezone: Asia/Makassar (WITA untuk NTB) - pastikan benar!
4. Klik "Simpan"

Melihat Laporan Presensi Harian

1. Di menu sidebar, klik "Presensi" → "Laporan Harian"
2. Filter data sesuai kebutuhan:
   • Tanggal: Pilih tanggal yang ingin dilihat (default: hari ini)
   • Unit Kerja: Filter berdasarkan unit (atau "Semua Unit")
   • Kontrak: Filter berdasarkan kontrak (opsional)
   • Status: Hadir, Terlambat, Alpa, Izin, atau Semua
3. Klik "Tampilkan"

Informasi yang Ditampilkan

Tabel laporan menampilkan kolom:

• NIPP & Nama: Identitas personil
• Unit/Jabatan: Penugasan personil
• Jam Masuk: Waktu presensi masuk (jika ada)
• Jam Pulang: Waktu presensi pulang (jika ada)
• Status: Hadir (hijau), Terlambat (kuning), Alpa (merah), Izin (biru)
• Keterangan: Terlambat X menit, Izin Sakit, dll
• Aksi: Tombol detail untuk melihat foto & GPS

Melihat Detail Foto & GPS Presensi

1. Pada row personil, klik icon View Detail (mata)
2. Modal popup akan menampilkan:
   • Foto Selfie Masuk: Foto saat absen masuk
   • Foto Selfie Pulang: Foto saat absen pulang
   • Koordinat GPS Masuk: Latitude & Longitude dengan link ke Google Maps
   • Koordinat GPS Pulang: Lokasi saat absen pulang
   • Jarak dari Lokasi Kerja: Berapa meter dari titik yang ditentukan
   • Timestamp: Waktu upload ke server
3. Klik link koordinat untuk membuka di Google Maps dan verifikasi lokasi

Laporan Rekap Bulanan

1. Klik menu "Presensi" → "Rekap Bulanan"
2. Pilih Bulan & Tahun
3. Pilih Unit Kerja atau semua unit
4. Klik "Generate Rekap"
5. Tabel akan menampilkan:
   • Nama personil
   • Jumlah hari hadir
   • Jumlah terlambat
   • Jumlah izin (approved)
   • Jumlah alpa
   • Total jam kerja
   • Persentase kehadiran

Export Laporan ke Excel/PDF

1. Setelah laporan ditampilkan, klik tombol "Export" di atas tabel
2. Pilih format:
   • Excel (.xlsx): Untuk diolah lebih lanjut di Excel
   • PDF (.pdf): Untuk dicetak atau arsip
   • CSV (.csv): Format universal untuk import ke aplikasi lain
3. File akan didownload otomatis ke folder Downloads browser
4. Nama file: Presensi_[Unit]_[Bulan]_[Tahun].[format]

Melihat Pengajuan Izin yang Pending

1. Di menu sidebar, klik "Izin" → "Approval Izin"
2. Akan muncul list pengajuan dengan status "Pending"
3. Badge merah di menu menunjukkan jumlah pending yang perlu di-review

Checklist Validasi Pengajuan Izin

Sebelum approve/reject, periksa hal-hal berikut:

• Jenis Izin: Sesuai dengan alasan? (Sakit harus sertakan surat dokter jika > 2 hari)
• Tanggal Pengajuan: Apakah diajukan H-1 atau lebih awal? (Izin mendadak harus ada alasan kuat)
• Periode Izin: Berapa hari? Apakah masuk akal?
• Alasan/Keterangan: Apakah jelas dan reasonable?
• Dokumen Pendukung: Jika ada, apakah valid? (foto surat dokter, undangan, dll)
• Riwayat Personil: Apakah sering izin? Cek history untuk pola abuse

Meng-Approve Izin

1. Klik tombol "Review" pada pengajuan
2. Baca detail pengajuan dan dokumen pendukung
3. Jika memenuhi syarat, klik tombol "Approve"
4. Isi Catatan Approval (opsional, misal: "Disetujui sesuai surat dokter")
5. Klik "Konfirmasi Approve"
6. Sistem akan mengirim notifikasi approval ke personil via app dan email

Meng-Reject Izin

1. Jika pengajuan tidak memenuhi syarat, klik tombol "Reject"
2. WAJIB isi Alasan Penolakan dengan jelas dan profesional
3. Contoh alasan yang baik:
   • "Izin sakit 3 hari harus menyertakan surat keterangan dokter"
   • "Pengajuan cuti terlalu mendadak, seharusnya diajukan H-3"
   • "Periode izin bertabrakan dengan deadline proyek penting"
4. Klik "Konfirmasi Reject"
5. Personil akan menerima notifikasi dengan alasan penolakan

Approval Lupa Absen

1. Di menu sidebar, klik "Lupa Absen" → "Approval"
2. Periksa dengan **extra hati-hati** karena rawan abuse:
   • Bukti Pendukung: WAJIB ada foto kegiatan atau bukti kuat lainnya
   • Jam yang Diklaim: Apakah sesuai jam kerja? Apakah masuk akal?
   • Alasan Lupa: Apakah reasonable? (HP rusak, GPS error, dll)
   • Waktu Pengajuan: Apakah masih dalam batas 3 hari kerja?
   • Metadata Foto: Cek timestamp dan lokasi metadata foto jika ada
3. Jika yakin personil benar-benar bekerja → Approve
4. Jika bukti lemah atau mencurigakan → Reject dengan alasan jelas

Melihat Dokumentasi Kegiatan Personil

1. Di menu sidebar, klik "Kegiatan" → "Daftar Kegiatan"
2. Filter data sesuai kebutuhan:
   • Tanggal: Hari ini, Minggu ini, Bulan ini, atau custom range
   • Personil: Pilih personil tertentu atau semua
   • Unit Kerja: Filter per unit
   • Kontrak: Filter per kontrak/proyek
   • Status Verifikasi: Pending, Approved, Rejected, atau Semua
3. Klik "Tampilkan"

Detail yang Ditampilkan

Setiap item kegiatan menampilkan:

• Tanggal & Waktu Upload: Kapan kegiatan diupload
• Nama Personil: Siapa yang upload
• Thumbnail Foto: Preview foto kegiatan (klik untuk fullsize)
• Uraian Kegiatan: Deskripsi yang ditulis personil
• Lokasi GPS: Koordinat dan link ke Google Maps
• Status Verifikasi: Pending (kuning), Approved (hijau), Rejected (merah)
• Aksi: Tombol View Detail, Approve, Reject

Verifikasi Kualitas Foto

Saat meng-review kegiatan, pastikan foto memenuhi kriteria:

• Relevan: Foto benar-benar menunjukkan kegiatan pekerjaan, bukan foto random
• Jelas: Tidak blur, pencahayaan cukup, objek terlihat
• Tidak Duplikat: Bukan foto yang sama yang diupload berulang kali
• Profesional: Bukan selfie pribadi atau foto yang tidak pantas
• Kontekstual: Sesuai dengan uraian yang ditulis

Verifikasi Lokasi GPS

1. Klik link koordinat GPS untuk membuka di Google Maps
2. Periksa apakah lokasi sesuai dengan area kerja kontrak
3. Jika foto kegiatan di lapangan (site), GPS harus di area proyek
4. Jika foto di kantor, GPS harus di lokasi kantor
5. GPS yang jauh dari lokasi kerja mencurigakan → perlu investigasi atau reject

Approve atau Reject Kegiatan

1. Klik tombol "Detail" untuk melihat fullsize foto dan semua info
2. Jika foto dan uraian sesuai → klik "Approve"
3. Jika tidak sesuai → klik "Reject" dan isi alasan:
   • "Foto tidak jelas/blur"
   • "Foto tidak relevan dengan uraian kegiatan"
   • "Lokasi GPS di luar area kerja"
   • "Uraian kegiatan tidak spesifik/informatif"
4. Personil akan menerima notifikasi hasil verifikasi

Laporan Kegiatan per Personil

1. Klik menu "Kegiatan" → "Laporan per Personil"
2. Pilih personil dan periode
3. Lihat summary:
   • Total kegiatan diupload
   • Approved vs Rejected
   • Persentase compliance (min 1 foto/hari)
   • Timeline foto kegiatan dengan thumbnail
4. Export ke PDF untuk arsip atau evaluasi kinerja

Jenis-jenis Laporan

Sistem e-Hadir menyediakan berbagai jenis laporan:

• Laporan Presensi Harian: Detail kehadiran per hari
• Rekap Presensi Bulanan: Summary per personil per bulan
• Laporan Jam Kerja: Total jam kerja efektif
• Laporan Izin & Alpa: Daftar izin dan ketidakhadiran
• Laporan Kegiatan: Dokumentasi kegiatan harian
• Laporan per Kontrak: Statistik per proyek/kontrak
• Laporan Tahunan: Rekap keseluruhan per tahun

Generate Laporan Presensi

1. Di menu sidebar, klik "Laporan" → pilih jenis laporan
2. Atur parameter:
   • Periode: Tanggal mulai & tanggal akhir
   • Unit Kerja: Pilih unit atau semua unit
   • Kontrak: Specific kontrak atau semua kontrak (opsional)
   • Personil: Specific personil atau semua (opsional)
3. Klik "Generate Laporan"
4. Tunggu beberapa detik (untuk data besar bisa 10-30 detik)
5. Laporan akan ditampilkan di tabel

Laporan Jam Kerja Summary

1. Klik "Laporan" → "Jam Kerja"
2. Pilih periode (minggu, bulan, atau custom)
3. Laporan menampilkan:
   • Total Jam Kerja: Akumulasi jam kerja setiap personil
   • Jam Efektif: Jam kerja dikurangi terlambat & pulang cepat
   • Jam Normal: Jam kerja sesuai kontrak (8 jam x jumlah hari)
   • Selisih: Kurang atau lebih dari jam normal
   • Overtime: Jika ada lembur (fitur opsional)
4. Sort berdasarkan kolom untuk analisis (misal: sort total jam kerja descending)

Export Laporan ke Excel

1. Setelah laporan di-generate, klik tombol "Export to Excel"
2. File .xlsx akan otomatis terdownload
3. Buka file di Microsoft Excel atau Google Sheets
4. Format sudah rapi dengan:
   • Header berwarna
   • Auto-filter enabled
   • Kolom dengan lebar otomatis
   • Formula untuk total dan persentase (jika applicable)
5. Anda bisa edit, tambah grafik, atau olah data lebih lanjut

Export Laporan ke PDF

1. Klik tombol "Export to PDF"
2. PDF akan di-generate dengan format profesional:
   • Kop laporan dengan logo e-Hadir & BPJN NTB
   • Judul laporan dan periode
   • Tabel data dengan border dan warna
   • Footer dengan halaman dan tanggal cetak
3. File PDF siap untuk dicetak atau arsip digital

Print Laporan Langsung

1. Klik tombol "Print" (icon printer)
2. Dialog print browser akan terbuka
3. Atur setting print:
   • Orientasi: Portrait atau Landscape (tergantung banyak kolom)
   • Ukuran Kertas: A4 atau Letter
   • Margin: Normal atau Narrow
4. Klik "Print" atau "Save as PDF"

Rekap Tahunan

1. Klik "Laporan" → "Rekap Tahunan"
2. Pilih Tahun (misal: 2026)
3. Pilih unit atau semua unit
4. Klik "Generate"
5. Rekap menampilkan per bulan:
   • Total personil aktif
   • Total hari kerja
   • Total kehadiran
   • Persentase kehadiran
   • Total izin & alpa
   • Total jam kerja
6. Tampil dalam bentuk tabel dan grafik (line chart & bar chart)
7. Export ke Excel atau PDF untuk laporan akhir tahun

Pentingnya Data Master

Data Master adalah fondasi sistem e-Hadir. Data-data referensi ini digunakan saat membuat personil, kontrak, dan presensi. Pastikan data master sudah lengkap sebelum mulai operasional.

Manajemen Unit Kerja

1. Di menu sidebar, klik "Data Master" → "Unit Kerja"
2. Untuk menambah unit baru:
   • Klik "+ Tambah Unit"
   • Isi Kode Unit (misal: BPJN-NTB-01)
   • Isi Nama Unit (misal: Seksi Jalan & Jembatan)
   • Isi Deskripsi (opsional)
   • Klik "Simpan"
3. Untuk edit: klik icon Edit, ubah data, klik Update
4. Untuk hapus: klik icon Delete (hanya jika unit belum digunakan di personil/kontrak)

Manajemen Jabatan

1. Klik "Data Master" → "Jabatan"
2. Tambah jabatan baru:
   • Klik "+ Tambah Jabatan"
   • Isi Nama Jabatan (misal: Site Manager, Supervisor, Operator, Teknisi)
   • Isi Level (1-5, dimana 1=tertinggi, untuk hierarki approval)
   • Klik "Simpan"
3. Jabatan ini akan muncul di dropdown saat menambah personil atau assign ke kontrak

Manajemen Perusahaan (Vendor/Kontraktor)

1. Klik "Data Master" → "Perusahaan"
2. Tambah perusahaan baru:
   • Klik "+ Tambah Perusahaan"
   • Isi Nama Perusahaan (misal: PT. Konstruksi Jaya)
   • Isi NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
   • Isi Alamat lengkap
   • Isi No. Telepon dan Email
   • Isi PIC (Person In Charge): Nama kontak utama
   • Klik "Simpan"
3. Data perusahaan akan digunakan saat membuat kontrak baru

Manajemen PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)

1. Klik "Data Master" → "PPK"
2. Tambah PPK baru:
   • Klik "+ Tambah PPK"
   • Isi NIP (Nomor Induk Pegawai)
   • Isi Nama Lengkap sesuai SK
   • Isi Jabatan di BPJN
   • Isi Email dan No. HP
   • Isi Unit Kerja yang di-handle
   • Klik "Simpan"
3. PPK ini akan ditugaskan untuk approval di kontrak-kontrak tertentu

Manajemen Hari Libur

1. Klik "Data Master" → "Hari Libur"
2. Tambah hari libur/cuti bersama:
   • Klik "+ Tambah Hari Libur"
   • Pilih Tanggal libur
   • Isi Keterangan (misal: "Hari Raya Nyepi", "Cuti Bersama Lebaran")
   • Pilih Jenis: Nasional, Daerah, atau Cuti Bersama
   • Klik "Simpan"
3. Hari libur otomatis tidak dihitung sebagai hari kerja di laporan presensi
4. Personil tidak wajib presensi di hari libur

Import Data Master dari Excel (Batch)

Untuk efisiensi, Anda bisa import data master dalam jumlah banyak sekaligus:

1. Di halaman Data Master (contoh: Unit Kerja), klik "Import Excel"
2. Download Template Excel (klik "Download Template")
3. Isi data di template sesuai format (jangan ubah header kolom)
4. Save file Excel
5. Klik "Browse" dan pilih file yang sudah diisi
6. Klik "Upload & Import"
7. Sistem akan validasi data dan tampilkan preview
8. Jika benar, klik "Confirm Import"
9. Data akan masuk ke database secara batch

Tips Maintenance Data Master

• Review data master setiap 3-6 bulan untuk update atau cleanup data tidak terpakai
• Hapus perusahaan/kontrak yang sudah expired untuk menjaga database tetap lean
• Update hari libur setiap awal tahun berdasarkan kalender pemerintah terbaru
• Backup data master secara berkala (export ke Excel sebagai backup)
• Standardisasi naming convention (misal: semua jabatan huruf kapital awal kata)